SMVer står ofte over for komplekse forretningsudfordringer, som større virksomheder ikke har. Et projekt mellem DigitalLead og Aalborg Universitet skal via automatisering og digitalisering hjælpe SMVer til at blive mere effektive.
I små- og mellemstore virksomheder (SMVer) har hver enkelt medarbejder ofte flere roller og ansvar for flere funktioner, men det betyder ikke nødvendigvis, at forretningsgangene er mindre komplekse end i store virksomheder. Dog har de store virksomheder som regel bedre muligheder for specialisering, så de bedre kan imødekomme udfordringer.
Og det et problem for SMVer, da det kan betyde, at de ikke kan følge med de store virksomheder, der på grund af deres størrelse og forretningsomfang typisk kan allokere flere ressourcer til kompetenceudvikling og skræddersyede investeringer i digitalisering.
Derfor har DigitalLead og Aalborg Universitet indgået et samarbejde om et projekt, der skal gøre SMVers forretningsgange mindre komplekse, og samtidig undersøge, hvordan digitalisering og automatisering kan øge produktiviteten.
Skal lave automatiske indberetninger og prissammenligninger
I projektet har man arbejdet konkret med at få automatiseret nogle dele af de forretningsgange som SMVer ofte står med. Her er det vigtigt at arbejdet tager udgangspunkt i en virkelighed som SMVerne genkender. Nemlig et stort fokus på drift og begrænsede ressourcer til kompetenceudvikling.
I projektet er der blandt udviklet en applikation, der kan indberette tolddeklarationer og punktafgifter.
Herudover er der også en funktionalitet for automatisk indberetning af fødevarecertifikater, samt fakturaer, fragtbreve og salgsordrer.
Sidst, men ikke mindst, er der i projektet arbejdet med integration af leverandørdata til automatiske prissammenligninger i virksomhedens indkøbsfunktion. Det betyder, at applikationen selv finder det billigste produkt, som virksomheden står og mangler.
Digitalisering og automatisering er en stor hjælp
Ifølge Kenneth Lundholm-Stenkjær, der er senior rådgiver på Aalborg Universitet Business School, kan det være en stor hjælp for SMVer, hvis de kan få digitaliseret og automatiseret flere dele af deres arbejdsprocesser.
”SMVer har ofte en udfordring i forhold til deres interne forretningsgange, det kan betyde, at de i værdikæder med mere komplekse transaktioner, hensyntagen til myndighedskrav og så videre, oplever at større virksomheder har konkurrencefordele, fordi de kan organisere sig med et større fokus på specialisering på grund af omfanget af deres transaktioner. Derfor kan de store virksomheder i højere grad kan dominere markedet,” forklarer Kenneth Lundholm-Stenkjær. Han tilføjer:
”Det betyder at SMVer med funktioner, der spænder bredt, ofte ender med at bruge uhensigtsmæssigt meget tid på opgaver, som kunne løses meget nemmere, hvis de var automatiseret.”
Studie undersøger, hvordan digitalisering og automatisering kan hjælpe SMVer
Ofte kører SMVers såkaldte frontend, som er den del, som omverden typisk bliver mødt af, helt problemløst. Det kan for eksempel være den hjemmeside eller den webshop, som kunderne møder. Dog kan den såkaldte backend, som er den del som kunderne ikke møder, godt være en udfordring. Det kan være lagerbeholdning, shipping og lignende aktiviteter, som virksomheden udfører i kulissen.
Projektet mellem DigitalLead og Aalborg Universitet har igennem et studie undersøgt, hvordan digitalisering, automatisering og machine learning, kan gøre det meget lettere for SMVer at køre deres backend, så der bliver frigjort mere tid og ressourcer til, at medarbejderne kan arbejde med innovative og kreative opgaver, der kan løfte virksomheden og styrke dens position på markedet.
”Vi prøver at kortlægge, hvilke teknologier, der er tilgængelige, og hvad der er på vej. Derefter ser vi på, hvordan det matcher med virksomhedens implementeringskraft og investeringsforudsætninger,” siger Kenneth Lundholm-Stenkjær.
Ved hjælp af intelligent automatisering skal den manuelle aktivitet hos medarbejderne hos SMVerne reduceres. Her er det vigtigt, at der ikke bliver gået på kompromis med SMVernes proceskvalitet, lyder det fra Kenneth Lundholm-Stenkjær.
”Der må ikke være kvalitetstab i automatiseringsprocessen. Alt for ofte ender projekter med at levere generiske løsninger, som ingen er tilfredse med.”
Ifølge Kenneth Lundholm-Stenkjær er formålet med projektet at skabe grundlag for implementering hos flere virksomheder, hvor det vil kunne gøre medarbejdernes forretningsgange mere effektive og dermed også hjælpe SMVerne til at blive mere konkurrencedygtige.
